Dobry kontakt z klientami jest dla firmy bardzo ważny. Dlatego do zarządzania kontaktami z klientami został opracowany system CRM. Jest to biznesowa koncepcja oparta na nowoczesnych metodach zarządzania. Do jej realizacji wykorzystywane są nowoczesne systemy informatyczne. Nie należy jednak tego systemu określać jako rozwiązania czysto informatycznego.
W koncepcje systemu CRM wchodzą najlepsze praktyki wspomagające podejmowanie decyzji i współpracę z klientami. Gwarantuje to szybki obieg informacji zarówno wewnątrz firmy realizującej dany system jak i pomiędzy partnerami powiązanymi z przedsiębiorstwem. W skład systemu CRM wchodzi zazwyczaj powiązany z nim system HRM umożliwiający zarządzanie zasobami firmy po postaci pracowników. Pozwala to na odpowiednią delegację zadań, która zmniejsza koszty funkcjonowania poszczególnych departamentów.
Podstawą budowy tych systemów jest oprogramowanie dla firm i połączona z nim baza danych. W praktyce, najważniejszą cechą CRM jest możliwość zarządzania zdalną korespondencją. Dobrze skonfigurowany system jest w stanie przygotować np. faktury i samodzielnie wysłać je do kontrahentów. Odpowiednie moduły pozwalają również rozszerzyć jego możliwości o sprawdzanie stanu konta firmowego i porównywanie wpłat z oczekiwanymi wpływami.